Jeszcze kilka lat temu zatrudnienie obywatela Ukrainy kojarzyło się głównie z pracą sezonową. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Obywatele Ukrainy pracują w niemal wszystkich sektorach gospodarki – od produkcji i logistyki, przez usługi, aż po stanowiska specjalistyczne i menedżerskie.
Polscy pracodawcy coraz częściej zadają jednak pytanie: jakie formalności trzeba spełnić, aby zatrudnienie osoby z Ukrainy było w pełni legalne? Choć procedury zostały w ostatnich latach uproszczone, nadal istnieje szereg obowiązków, których należy dopilnować.
Warto pamiętać, że nieprawidłowości mogą skutkować nie tylko problemami dla pracownika, ale również konsekwencjami dla pracodawcy.
Czy obywatel Ukrainy może legalnie pracować w Polsce?
Tak. Obywatele Ukrainy mogą podejmować pracę w Polsce, jednak podstawowym warunkiem jest legalny pobyt oraz spełnienie wymogów dotyczących zatrudnienia. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien najpierw zweryfikować dokumenty potwierdzające legalność pobytu cudzoziemca na terytorium Polski. Więcej o samych dokumentach pobytowych piszemy w poradniku Jak zalegalizować pobyt obywatela Ukrainy w Polsce?
Do najczęściej spotykanych dokumentów należą:
- paszport,
- karta pobytu,
- dokument potwierdzający status UKR,
- wiza uprawniająca do pobytu,
- decyzja o udzieleniu ochrony czasowej.
To pierwszy krok, bez którego nie powinno dojść do podpisania umowy.
Jak sprawdzić legalność pobytu pracownika?
Pracodawca ma obowiązek zweryfikować dokument pobytowy przed rozpoczęciem pracy. Należy także wykonać kopię dokumentu i przechowywać ją przez cały okres zatrudnienia. To jeden z najważniejszych obowiązków wynikających z przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców.
Brak odpowiedniej dokumentacji może zostać uznany za naruszenie prawa podczas kontroli.
Czy potrzebne jest pozwolenie na pracę?
To zależy od sytuacji konkretnego pracownika. W przypadku wielu obywateli Ukrainy korzystających ze specjalnych przepisów związanych z ochroną czasową procedura została znacząco uproszczona. W wielu przypadkach pracodawca nie musi uzyskiwać klasycznego zezwolenia na pracę.
Nie oznacza to jednak całkowitego braku formalności.
Obowiązek zgłoszenia zatrudnienia
Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zgłoszenie faktu zatrudnienia obywatela Ukrainy do odpowiedniego urzędu pracy. Zgłoszenia należy dokonać w określonym terminie od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. W zgłoszeniu podaje się między innymi:
- dane pracownika,
- dane pracodawcy,
- rodzaj umowy,
- stanowisko,
- wysokość wynagrodzenia.
To formalność, której nie można pominąć.
Jaką umowę można podpisać z obywatelem Ukrainy?
Przepisy nie różnicują podstawowych form zatrudnienia ze względu na obywatelstwo. Pracownik z Ukrainy może zostać zatrudniony na podstawie:
- umowy o pracę,
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło (w określonych sytuacjach),
- kontraktu B2B.
Najczęściej wybierana jest umowa o pracę lub umowa zlecenia. Ważne jest jednak, aby warunki zatrudnienia były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Czy dokumenty powinny być przetłumaczone?
To pytanie pojawia się bardzo często. Jeżeli pracownik przedstawia dokumenty wydane w języku ukraińskim, w niektórych sytuacjach konieczne może być ich tłumaczenie na język polski. Dotyczy to szczególnie:
- dyplomów,
- świadectw ukończenia szkoły,
- certyfikatów zawodowych,
- dokumentów urzędowych.
W wielu przypadkach wymagane będzie tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego języka ukraińskiego
O tym, czym różni się przekład zwykły od poświadczonego, piszemy w artykule Tłumaczenia dokumentów ukraińskich – tłumacz a tłumacz przysięgły, a kwestię uznawania wykształcenia omawiamy osobno.
Badania lekarskie i szkolenie BHP
Obywatel Ukrainy zatrudniony na takich samych zasadach jak obywatel Polski podlega identycznym obowiązkom związanym z bezpieczeństwem pracy. Przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków należy zapewnić:
- badania medycyny pracy,
- szkolenie wstępne BHP,
- zapoznanie z regulaminem pracy,
- informacje dotyczące stanowiska i zakresu obowiązków.
Pracodawca powinien upewnić się, że pracownik rozumie przekazywane informacje.
Zgłoszenie do ZUS
Jeżeli rodzaj umowy wymaga objęcia ubezpieczeniem społecznym, pracownik powinien zostać zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek ten wygląda dokładnie tak samo jak w przypadku obywateli Polski.
Terminowe zgłoszenie do ZUS jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy.
Jakie błędy popełniają pracodawcy najczęściej?
Eksperci zajmujący się legalizacją zatrudnienia wskazują kilka problemów pojawiających się najczęściej. Są to między innymi:
- brak weryfikacji legalności pobytu,
- niedopełnienie obowiązku zgłoszenia zatrudnienia,
- nieaktualne dokumenty pobytowe,
- błędy w dokumentacji pracowniczej,
- brak tłumaczeń wymaganych dokumentów.
Większości problemów można uniknąć dzięki odpowiedniemu przygotowaniu procesu rekrutacji. Jeśli kandydat przedstawia dyplom, pomocny będzie też tekst Czy dyplom z Ukrainy jest ważny w Polsce?
Dlaczego warto zadbać o formalności?
Legalne zatrudnienie obywatela Ukrainy chroni zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Pracownik zyskuje dostęp do świadczeń społecznych, ochrony wynikającej z prawa pracy oraz stabilności zatrudnienia. Pracodawca natomiast minimalizuje ryzyko kar administracyjnych i problemów podczas kontroli.
W dłuższej perspektywie prawidłowo przeprowadzona procedura buduje również pozytywny wizerunek firmy jako odpowiedzialnego pracodawcy.
Podsumowanie
Zatrudnienie obywatela Ukrainy nie jest dziś procesem szczególnie skomplikowanym, jednak wymaga dopełnienia kilku ważnych formalności. Kluczowe znaczenie ma weryfikacja legalności pobytu, prawidłowe zgłoszenie zatrudnienia, przygotowanie odpowiedniej umowy oraz zgromadzenie wymaganej dokumentacji.
Pracodawcy, którzy dbają o zgodność z przepisami już na etapie rekrutacji, mogą uniknąć wielu problemów i skupić się na tym, co najważniejsze – budowaniu stabilnego zespołu i rozwoju swojej działalności.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy obywatel Ukrainy może pracować w Polsce bez pozwolenia na pracę?
W wielu przypadkach tak, jednak konieczne jest spełnienie warunków określonych w aktualnych przepisach oraz zgłoszenie zatrudnienia.
Jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik z Ukrainy?
Przede wszystkim dokument tożsamości oraz dokument potwierdzający legalny pobyt na terenie Polski.
Czy trzeba zgłaszać zatrudnienie obywatela Ukrainy?
Tak. Pracodawca ma obowiązek dokonać odpowiedniego zgłoszenia w wymaganym terminie.
Czy dokumenty ukraińskie wymagają tłumaczenia?
W wielu sytuacjach tak, szczególnie jeśli są wykorzystywane w procedurach urzędowych lub dotyczą kwalifikacji zawodowych.
Czy obywatel Ukrainy musi przejść badania lekarskie i szkolenie BHP?
Tak. Obowiązują go takie same zasady jak pracowników będących obywatelami Polski.